Пресс-тур

Пресс-туром принято называть мероприятие, подготовленное службойпо связям с общественностью организации специально для журналистов,рассчитанное на достаточно продолжительное время (несколько часов, день,несколько дней) с целью получить в результате публикацию объективныхжурналистских материалов о своей компании в средствах массовой коммуникации.

Целью организации пресс-тура не обязательно должно быть знакомствос деятельностью всего предприятия или, например, жизнью населения небольшогопровинциального города (если администрация последнего хочет наладить хорошиеотношения с местными журналистами), для этого достаточно и довольноубедительного информационного повода. В этой связи хочется привести выдержки изпрекрасно подготовленного пресс-кита, созданного санкт-петербургскимпредприятием ОАО "ЛОМО" в связи с проведением "Дня прессы на"ЛОМО"". Далее будут названы разделы пресс-кита и приведеныкраткие цитаты из каждого из них с тем, чтобы показать на конкретном материале,как готовят такие мероприятия солидные организации и опытные специалисты посвязям с общественностью, в них работающие.

Пресс-кит имеет форму брошюры, размер листа А-4, и содержит 18 с.текста и рисунков.

Пример
ДЕНЬ ПРЕССЫ НА "ЛОМО"
(Пресс-кит открывается обращением к журналистам)
Дорогие друзья!
Спасибо за то, что вы нашли время быть с нами в этот день. Сегодня у нас ужетретий "День прессы на "ЛОМО""... Такая форма общения сжурналистами гораздо полезнее, чем традиционные презентации ипресс-конференции. Вы можете не только узнать о последних событиях на"ЛОМО", но и своими глазами увидеть живое производство...
Сегодня мы хотим показать вам законченный новый высокотехнологичный прибор, накоторый получен соответствующий сертификат и уже выпущена первая егопромышленная серия, часть которой будет передана в вашем присутствии в даргороду к его Дню рождения. Мы ведем интенсивные переговоры с различнымирегионами, но первыми, как мы считаем, новые светофоры должны украсить нашродной город.
…У нас ведется производство нашей единственной оставшейся "в живых"модели фотоаппарата "ЛОМО-компакт", судьба которого удивительна и всвоем роде уникальна...
Обо всем этом… вам расскажут...

Отдел по связям с общественностью
ОАО "ЛОМО"
ПРОГРАММА НА 14.05.99 г.

9:30 - 9:45 - сбор журналистов в автобус на площади...
9:45 - отъезд на производство по адресу…
10:00 - 10:20 - осмотр производства светофоров.
10:20 - 11:20 - встреча со специалистами ОАО "ЛОМО".
11:30 - 12:00 - осмотр производства фотоаппаратов…
12:00 - 13:00 - встреча с генеральным директором…
13:10 - 14:10 - кофе
14:20 - отъезд на перекресток Московского пр. и…
14:50 - 15:20 - передача в дар городу и установка светодиодныхсветофоров нового поколения. Подарокпринимают.
15:20 - отъезд.

На следующих 8 с. дано описание проекта, фотографии и чертежи,приведены сравнительные характеристики и определена эффективность новогоизделия, включена также копия сертификата на эту продукцию. Последние 5 с.пресс-кита посвящены описанию уникальных свойств фотоаппарата"ЛОМО-компакт".

Ознакомившись с этой сжатой информацией о пресс-туре дляжурналистов (хотя в их документе он назван "День прессы"), можноубедиться, что в результате его проведения организация "ЛОМО" достиглане только своей цели - ознакомления журналистов с новой продукцией, а показала идругие очень важные стороны своей деятельности. Она сделала очень ценный иважный подарок Санкт-Петербургу - набор светофоров нового образца, работакоторых, несомненно, облегчит движение транспорта в перегруженном автомобилямигороде. А тот факт, что это было сделано накануне празднования 300-летиягорода, показывает, что специалисты организации умеют использовать ситуацию идемонстрировать общественности социально ориентируемый характер деятельностикоммерческого предприятия.

Конечно, как можно было понять из сказанного, для организациипресс-тура требуется реальный, а не придуманный на случай информационный повод.Если компания приглашает журналистов, представляющих различные виды средствмассовой коммуникации, она должна обеспечить им достаточно комфортные условияработы, особенно если это касается телевидения. Ведь тележурналисты везут ссобой крупногабаритное оборудование, и им нужна удобная парковка, не говоря ужео необходимости подключения к источникам питания во всех местах, где будетпроходить съемка. Это лишь один пример, показывающий, как тщательно должно бытьпродумано мероприятие, вплоть до последних мелочей.

Что касается программы пребывания журналистов на предприятии, тоименно она и определяет все основные элементы планирования пресс-тура. Вотосновные элементы такого плана:

Встреча журналистов. Если предприятие находится в черте города и поблизости расположены остановки регулярно функционирующего муниципального транспорта, вполне уместно назначить место встречи у проходной, позаботившись заблаговременно, чтобы именной список приглашенных имелся у представителей охраны. Если же ожидаются иногородние журналисты, их встречу следует организовать в аэропорту или на железнодорожных вокзалах. Проживание. Бронирование мест в гостинице - также забота организаторов пресс-тура. Сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура. Обеспечение и проведение встреч со всеми представителями организации, чьи имена включены в программу пресс-тура. Питание во время пребывания журналистов на предприятии. Культурная программа может быть предусмотрена для иногородних журналистов, если пресс-тур рассчитан на несколько дней и включает, например, поездки в отдаленные филиалы или по региону. Заключительная встреча с руководством предприятия, ответы на вопросы. Отъезд.

Непосредственной работе с журналистами в день проведенияпресс-тура предшествует достаточно трудоемкий период подготовки, включающийдлительные переговоры как внутри организации, так и со средствами массовойкоммуникации.
Отдел по связям с общественностью уточняет с руководством цели проведенияпресс-тура. Такая причина, как: "Ну мы ведь проводим это мероприятиекаждый год, давайте и в этом году сделаем!" - не должна даже возникать припринятии решения о подготовке пресс-тура. Это означает, что пресс-тур следуетпосвящать либо чему-то значительному, уже достигнутому, либо перспективномуразвитию организации (района, научного направления). В последнем случае(пресс-тур, работающий на перспективу) важно ознакомление общественности черезсредства массовой коммуникации с этими планами, а также, возможно, поискпартнеров и инвесторов.

Для специалиста по связям с общественностью важно сразу же послепринятия решения о проведении пресс-тура получить от руководства документы(приказы), в которых определены цели и дата пресс-тура, а также указаны фамилиилиц, отвечающих за его подготовку и проведение. Далее, также с руководствомопределяются объекты осмотра для журналистов и назначаются специалисты, которыебудут давать пояснения на каждом из объектов. Выбирается маршрут пресс-тура иназначаются ответственные за проведение мероприятия в каждой из запланированныхостановок тура. Все обязанности по обеспечению эффективной работы иосуществлению контактов с сотрудниками административно-хозяйственного сектора предприятияосуществляют специалисты отдела по связям с общественностью.

Этот же отдел занимается налаживанием и поддержанием регулярнойсвязи со средствами массовой коммуникации на основании имеющейся в организациибазы данных СМК и регулярных контактов с ними, составляет начальный поименныйсписок журналистов, присутствие которых в этот день было бы желательно иполезно. Следует учесть, что, как показывает практика, примерно 50%журналистов, первоначально включенных в список, по разным причинам не смогут посетитьорганизацию в этот день. Часть из них, поблагодарив за приглашение и выразивсожаление по поводу невозможности принять его, тем не менее проявляютзаинтересованность и просят прислать все материалы, связанные с этим событием.Конечно, такую просьбу всегда следует удовлетворить.

Теперь самое время остановиться на тех печатных материалах,которые готовит отдел по связям с общественностью, когда планирует пресс-тур.Хотя эта книга и посвящена подготовке и проведению разного рода мероприятий,осуществляемых в процессе устной коммуникации, но так уж повелось с давних пор,что все решения и договора, которые заключаются благодаря мероприятию,оформляются на бумаге. Здесь будут названы лишь основные виды материалов,подготавливаемые отделом по связям с общественностью для проведения пресс-тура.Весь комплекс материалов достаточно легко разделить на основании предназначениядля той или иной целевой аудитории. И начиная с самого общего определения группобщественности, с которыми при подготовке и проведении пресс-тура специалистампо связям с общественностью придется контактировать, выделяем внутреннюю ивнешнюю аудитории.

Работа по созданию планов или, если угодно, сценариев дляподключения к участию в пресс-туре отдельных подразделений самой организацииначинается непосредственно после издания руководством приказа о проведениипресс-тура с указанием цели, времени и фамилии исполнителя, отвечающего за всеэтапы как подготовки, так и проведения пресс-тура. Хотя, конечно же, этомуприказу уже предшествовала большая работа, касающаяся вопроса: проводить или непроводить пресс-тур, зачем и что показывать и т. д.

Отдел по связям с общественностью начинает обычно с составленияпрограммы пресс-тура (в соответствии с теми общими рекомендациями, которые былиданы на предыдущей странице, или совсем иначе), а затем устанавливает, кто, чтои когда будет делать, причем эти обязанности распределяются не только заспециалистами по связям с общественностью, но и за конкретными лицами как техотделов, куда будут приглашены журналисты, так и представителямиадминистративно-хозяйственных служб. Все это оформляется в виде распоряжений суказанием сроков выполнения. Конечно, вся работа по подготовке проходит врегулярных контактах на уровне деловых встреч для решения практических вопросов.

Гораздо более оформленный и четкий характер, с точки зренияписьменных документов носит работа с внешней аудиторией. Если событие, радикоторого планируется проведение пресс-тура, действительно очень серьезное иадминистрация города в нем может быть заинтересована, то, конечно, следуетнаправить приглашения руководителям города. Позже, за день до намеченного дняпресс-тура, следует по телефону получить подтверждение и узнать имена идолжности лиц, которые намерены принять участие в мероприятии.

Непосредственно с представителями средств массовой коммуникацииподдерживаются регулярные контакты:

начиная с отправления им пресс-релиза - анонса с кратким сообщением о предстоящем пресс-туре и приглашением принять в нем участие; некоторое время спустя в редакции направляется новостной пресс-релиз с подробной информацией о целях пресс-тура и сообщением некоторых его деталей; за несколько дней до пресс-тура организация по телефону уточняет списочный состав представителей средств массовой коммуникации, включая радио и телевидение, и их требования по обеспечению технической стороны их работы; в течение периода подготовки к пресс-туру отдел по связям с общественностью готовит специальный пресс-кит, который вручается журналистам либо по их прибытии, либо при отъезде; также готовятся для раздачи журналистам дополнительные справочные материалы об организации и ее производственной и технологической специфике на тот случай, если они намерены сделать большой материал по теме пресс-тура.

Иванова К. А.
"Бесценные советы для настоящего PR-менеджера"
Издательство "Питер"

Тэги: Пресс-релиз