Каким должен быть официальныйкаталог выставки?

Впоследнее время значительно вырос уровень выставочной культуры в нашей стране.Экспоненты все чаще, прежде чем принять решение об участии в той или инойвыставке, запрашивают у организаторов дополнительные сведения: сколько разпроводилась выставка, какой была площадь прошлой экспозиции, кто участвовал,насколько обширной была рекламная кампания, оказывалась ли выставкегосударственная поддержка и т.д.

Самое пристальное внимание при анализe экспозиции уделяется каталогу. И это неслучайно, ведь он, по сути, является «слепком» выставки, реальнымсвидетельством ее существования.

Каким должен быть каталог выставки? Конкретного руководства нет. «Правила»Союза международных выставок (UFI) утверждают: «Организатор должен обеспечитьучастников всеми видами услуг, которые могут им потребоваться, в том числеинформационными услугами для экспонентов и иностранных посетителей. Заявочнаядокументация, рекламные материалы и каталог должны быть опубликованы не толькона языке страны, но и на иностранном языке (французский, английский,немецкий)». («Internal Rules of UFI», Пункт 3.3.2.4).

Таким образом, каталог - это полноценный выставочный инструмент, главнойзадачей которого является информационное обслуживание экспонентов ипосетителей.

Для выявления параметров, обязательных для выставочного каталога, и повышенияих качества в мае 1999 г., в рамках выставки "Выставочный сервис",редакция газеты «Удача-Бизнес» инициировала проведение конкурса каталогов.Конкурс показал, что нередко каталог выставки становится средствомсамовыражения организатора, не выполняя никаких информационных задач. Врезультате конкурса стало возможным выделить ряд обязательных требований квыставочному каталогу.
Один из главных выводов заключается в том, что каталог - это не простосправочное издание, а прежде всего важный документ, отражающий реальноесостояние рынка. Многие предприятия предпочитают работать именно с выставочнымикаталогами, так как обычно в выставках участвуют компании, которые, во-первых,находятся «на плаву», а во-вторых, хотят расширять сферы своего бизнеса иготовы к сотрудничеству. При аналогичном поиске партнеров в «Желтых страницах»или отраслевых справочниках масса времени тратится впустую. Не секрет, чтобольшая часть информации в подобных изданиях устаревает, даже не успев бытьнапечатанной.

Поэтому необходимо очень тщательно подходить к формированию содержательнойчасти каталога выставки. Информация - это именно то, что экспоненты ипосетители ждут от каталога.

Существует три подхода организаторов к составлению каталогов:

1) В каталог включаются абсолютно все участники выставки без дополнительнойплаты. Немногие выставочные фирмы придерживаются этого мнения, но наша компанияработает именно таким способом.
2) Наиболее распространенный подход — участник платит обязательныйрегистрационный взнос, который предполагает ряд услуг, в том числе и размещениеинформации в каталоге.
3) Информация в каталог заносится за дополнительную плату. Специалистывыставочного бизнеса считают этот подход неверным, так как в результате каталогне отражает целиком выставку. Да и назвать это издание каталогом выставки уженельзя, это совершенно другой продукт.

Очень часто в каталоге выставки публикуется дополнительная информация, котораятакже важна для участников и посетителей, например размещение в каталоге схемывыставочных павильонов с указанием номеров стендов.
Кроме того, в каталоге публикуется обращение организаторов и официальных лиц кучастникам выставки, что также является вспомогательной информацией для анализавыставки и определения ее статуса.

Иногда в каталоге присутствуют аналитические статьи, которые предваряют каталогили какой-либо раздел. Наша компания практикует размещение в каталогенекоммерческой справочной информации. В частности, в 1998 г. в каталогевыставки «Агропромышленный комплекс России» мы опубликовали координаты всехнаучных учреждений Россельхозакадемии и ряд других эксклюзивных материалов.Размещение такой информации продлевает жизнь каталогу, повышает статус выставкии помогает участнику лучше ориентироваться на отраслевом рынке.

Каталог должен быть строго структурирован. Это не только облегчает поиск тойили иной фирмы, но и дает представление о составе участников: какие товарныегруппы лидируют на данном рынке, какова география выставки, какие регионынаиболее активны и т.д. Таким образом, основу выставочного каталога составляют:алфавитный список участников, список с номерами стендов, список погеографической принадлежности и тематический рубрикатор.

Нередко приходится наблюдать ситуацию, когда выставка в разгаре, а уэкспонентов и на информационной стойке отсутствует каталог выставки.Организаторы объясняют это тем, что каталоги «только что закончились». Такаяситуация свидетельствует о неподготовленности выставки и ее непрофессиональномуровне. Четких рекомендаций по поводу тиража нет. Количество каталогов зависитот количества участников и
предполагаемых посетителей.

Но совершенно однозначно каталог должен присутствовать на выставке в течениевсех дней ее работы и любой посетитель должен иметь возможность его приобрести.

Еще один немаловажный пункт - уровень полиграфического исполнения каталога.Безусловно, развитие полиграфической индустрии значительно повлияло наповышение полиграфического качества каталогов. Это становится очевидным присравнении каталогов, например, 1996 и 2000 годов. Тем не менее, до сих порможно увидеть каталоги, напечатанные «подслеповатым» шрифтом чуть ли не нагазетной бумаге. Хорошее издание приятно держать в руках, им чаще пользуются, азначит, его востребованность экспонентами и посетителями возрастает.

Как уже говорилось выше, нередко организаторы принимают каталог за средствосвоего самовыражения. К тому же многие считают себя большими специалистами вобласти дизайна. Вообще говоря, он не имеет большого значения, кроме, наверное,каталогов специализированных выставок по дизайну. В этом случае должна бытькакая-то «изюминка», новаторский прорыв. Во всех остальных случаях дизайндолжен соответствовать тематике выставки.

Резюмируя вышеизложенное, можно выделить основные тезисы:

-Каталог - неотъемлемая часть выставки. Если выставка имеет статусмеждународной, ее каталог должен быть двуязычным.
- Каталог - полноценный выставочный инструмент, несущий информационную нагрузку.
- Дизайн каталога должен соответствовать тематике выставки.
- Каталог должен присутствовать на вы ставке в достаточном количестве.
- Каталог должен отражать все то, что от него ждут экспоненты и посетители.

Возможно, существуют другие точки зрения по поводу того, каким должен бытьвыставочный каталог. Не сомневаюсь, что высказывания по этому вопросу были быинтересны и специалистам выставочного бизнеса, и экспонентам.

Мне остается только добавить, что в настоящее время инициативу газеты«Удача-Бизнес» поддержал и развил Союз выставок и ярмарок России и стран СНГ иБалтии. В конце ноября состоится конкурс выставочных каталогов среди членовСВЯ. Председателем стал С.П. Алексеев, президент СВЯ. Также в составоргкомитета вошли специалисты выставочного бизнеса, представители Союзажурналистов, Союза дизайнеров и т.д. Уверен, что конкурс станет мощнымимпульсом для выставочных организаций в повышении качества каталогов.

И. Филоненко
Генеральный директор компании «Защита ЭКСПО»
Источник: Защита Экспо - организация выставок.

Тэги: Услуга, Сервис