Организация выставки

Конечноже, размещение прямой рекламы в СМИ - самый простой, очевидный и традиционныйспособ решения рекламных задач. Тем не менее, если вы только таким образом этисамые задачи решаете, то, увы, этого мало. Есть целый ряд видов рекламнойдеятельности, о которых не стоит забывать. К примеру, практика показывает, чтоочень эффективным может быть участие в выставках. Есть компании, которые послеучастия всего-то в одной выставке, целый год потом отрабатывают контакты.Главное - выставиться правильно.

Куда бы встать?

На самом деле это, казалось бы, несложное мероприятие, требует филиграннойточности на всех этапах подготовки и, собственно, работы на выставке. Простопотому что такой подход в значительной степени экономит деньги. Нет, если есть,что потратить, почему бы и нет, только тогда зачем вообще думать о рекламе?

Итак, вы решились. Сразу хочется оговориться, что есть такие виды бизнеса,которым подобный вид рекламы не требуется. Традиционные экспоненты - этопроизводители и поставщики. Компании, работающие в сфере услуг, - редкие гостина выставочных площадках. Но мы сейчас не будем углубляться, а напишем об этомпозже, сейчас же попробуем вместе пройти путь от принятия решения участвовать ввыставке до демонтажа стенда.

Для началанеплохо бы понять, в какой именно выставке вам лучше всего принимать участие, аможет быть, и в нескольких. Как правило, сейчас в практически в любом сегментерынка существует не одна профессиональная выставка. Есть ряд позиций, которыежелательно учесть, чтобы не промахнуться.

Во-первых,площадка. В Москве есть несколько крупных выставочных центров - у каждого изних свои особенности, своя аудитория.

Во-вторых,"раскрученность" выставки. Если мероприятие проходит в первый или вовторой раз, то, скорее всего, посетителей на ней окажется меньше, чем на той,которая имеет историю в несколько лет.

В-третьих,промоушн-активность организаторов. Посмотрите внимательно, как рекламируетсявыставка. Если никто о ней не знает, вряд ли вы увидите толпы желающих еепосетить. Тогда приготовьтесь к тому, что вам придется скучать на своем стенде.

В-четвертых,подход организаторов к проведению мероприятий во время выставки. Посмотритепрограмму, если планируется проведение тематических семинаров, мастер-классов,"круглых столов" и других акций, то это - хороший способ привлечьдополнительных посетителей, которым интересно будет посетить эти мероприятия.

Есть ещеряд нюансов, но это - основные. Имея на руках исходные данные, вы можетепонять, что вам ждать от выставки. Все эти позиции также напрямую влияют нацену за выставочную площадь. В Москве сейчас она колеблется в среднем от 150USD go 800 USD за квадратный метр необорудованной выставочной площади. Опять жестоит помнить, что самые дорогие выставки, как правило, являются наиболееэффективными, поэтому они столько и стоят.

Мыстроим, строим, строим.

Стенд -это ваш дом на выставке. Можно обойтись стандартной застройкой, которуюпредлагают организаторы, - перегородки, фриз с названием экспонента,традиционная стойка для рекламных листовок, стулья, стол. Вопрос - чем выбудете выделяться среди огромного количества таких же стандартных стендов?Правильно, названием компании. Нужно помнить, что как-то особо оформлять стенд- это дополнительные вложения, но нестандартное оформление привлекаетдополнительных посетителей. Это факт. Решайте сами - нужно вам это или нет.

Если вывсе-таки решили попробовать каким-то образом визуально выделиться, то хорошо быобратиться к профессиональному дизайнеру, заплатить небольшие деньги иприслушаться к рекомендациям. Бывает, правда, что в компаниях работаюттворчески мыслящие управляющие, которые "сами с усами" и могутнапридумывать красоту необыкновенную. Но это скорее исключение, чем правило.Чем еще хорош профессионал? Тем, что он может подсказать несколько недорогих,но очень эффективных решений, и ваш стенд за счет пары штрихов будет выглядетьоригинально и необычно.

Правда,если вы всерьез относитесь к выставке и выкупили не 6 м2, а большую выставочнуюплощадь, то стоит задуматься о том, как все это будет выглядеть. Здесь уже,если в компании нет специального сотрудника на позиции арт-директора, вам необойтись без зубров выставочного дела. В России есть фирмы, специализирующиесяна оформлении выставок. Их услуги стоят довольно дорого, но и качествозастройки - высший пилотаж. Впрочем, даже если вы сами придумаете концепциюоформления своей площадки, все равно придется обратиться к профессиональнымзастройщикам, которые предлагают разные варианты выставочного оборудования иделают монтаж стенда.

Человеческийфактор.

Говорят,что один переезд равен двум пожарам. Тогда что же сказать о выставке, котораястанет вашим офисом на несколько дней? Чтобы оптимизировать все телодвижения впроцессе организации этого мероприятия, желательно на самом начальном этаперасставить всех по местам. Иначе вы рискуете проиграть эту партию.

Еще дотого, как вы начали думать об оформлении стенда, необходимо тщательноспланировать, кто из сотрудников компании за что будет отвечать. Идеально, есливы элементарно составите план подготовки мероприятия, где распишете абсолютновсе пункты работ, которые необходимо будет проделать, сроки и ответственных.Чем более детальным он будет, тем меньше сил вы потратите в дальнейшем. В этомдокументе нужно учесть все - от оформления документов на монтаж до организациичая для тех, кто будет работать на стенде. Потом эту бумагу нужно будетразмножить и раздать всем сотрудникам, которые в ней упоминаются в качествеответственных, плюс один экземпляр не забыть оставить себе. Не забудьтеназначить сотрудника, который будет держать под контролем все пункты этогодокумента. Все, кто задействован в подготовке участия компании в выставке,должны понимать, кто и за что отвечает, - это значительно упрощает работу.

Важнопомнить обо всех нюансах. Например, мы однажды оказались в ситуации, когдаиз-за того, что не продумали такую, казалось бы, мелочь, как оформление заявкина электропитание, стенд чуть не остался без света. Спрашивается: и что бы мыделали все пять дней? Еще вопрос - пришлось ли нам заплатить дополнительно длятого, чтобы утрясти это? Угадайте с трех раз. Очень важно, чтобы в компании былответственный за оформление документации на въезд и выезд с территориивыставочного центра. Все письма и пропуска на монтаж нужно оформить заранее.Однажды мы были свидетелями того, как компания каким-то полулегальным способомзавезла недостающее оборудование на стенд - монитор и компьютер. Когда жевыставка закончилась, вывезти это все с территории официально было невозможно -разрешения на вывоз никто не давал. Пришлось действовать такими жеполулегальными методами. Остается только предполагать, что было бы в случае,если бы охрана задержала нелегалов. Помимо того, что кто-то в компании отвечаетза подготовку, нужен также диспетчер-контролер-разводящий для работы во времявыставки. Это может быть один и тот же сотрудник - вам виднее, но обязательнодолжен быть кто-то, к кому работающие во время выставки сотрудники могутобратиться с любой возникшей проблемой.

В принципеправильно оформленный стенд во многом работает на успех мероприятия.

Лишнегоне брать.

Важноподумать о тех материалах, которые вам будут нужны для нормальной работы.Казалось бы, очевидно, что нужно позаботиться о визитках, прайс-листах,листовках, буклетах... Но практика показывает, что именно это оставляется насамый последний момент. Конечно же, когда нужно всего лишь на ризограферазмножить прайсы, для этого достаточно одного-двух дней. Но если вы планируетенапечатать полноцветные листовки, то потребуется некоторое время на пре-пресс ипечать. Для справки: стандартный типографский срок исполнения заказа - 10рабочих дней, считай, две полноценных недели. И еще - обязательно отдайте всеваши рекламные материалы корректору. Грамматические ошибки в рекламныхматериалах - это как пятно на дорогом галстуке. Визитки тоже желательновнимательно проверить перед тем, как отдать в типографию. Если должность илифамилия сотрудника написаны неправильно, то можно смело выбрасывать в мусорнуюкорзину весь тираж. Уж лучше вообще без визиток.

Театруж полон...

Итак, вотон - день открытия. Работа началась. Хорошо, если в компании есть опытные ввыставочных делах сотрудники, они знают, как нужно себя вести на стенде, чтобыклиентов у вас в конечном счете не убавилось, а стало значительно больше. Еслиже вы новички, то желательно учесть несколько моментов и проинструктироватьсвоих сотрудников. Для начала о стенде - здесь всегда должен быть идеальныйпорядок. Постарайтесь его обеспечить. Еще раз - это ваш дом в праздничный день.К вам пришли гости, и если уж вы заплатили организаторам за возможность стоятьна этом стенде во время этой выставки, то идите до конца и встречайте гостей вчистом помещении.

Проинструктируйтесотрудников, они должны четко понимать, где что лежит, у кого что спросить,когда начинается и заканчивается выставочный день, в каких мероприятияхучаствует ваша компания, как можно срочно позвонить, когда и где можноперекусить. Нужно предупредить их, что если они видят, что рекламные материалызаканчиваются, то не стоит держать это в секрете и ждать того момента, когдаони-таки иссякнут. Потому что даже один день без раздаточных материалов - этоденьги, потраченные впустую. Даже если ваши девушки на стенде ослепительноулыбаются, в лучшем случае потенциальный клиент запомнит, как называется вашакомпания. Кстати, среднее количество экспонентов на хороших выставках - этопримерно 250-300 компаний. Кроме того, продумайте заранее ответы на наиболее частозадаваемые вопросы. Ваши сотрудники должны быть готовы к ним и желательно,чтобы всем клиентам они говорили одно и то же.

Ток-шоу.

Работа навыставке - занятие очень утомительное. Точнее, если вы устали к концу рабочегодня, значит, вам приходилось много общаться, и выставка, скорее всего, будетуспешной. Главное, что требуется от стендистов, - умение общаться.

Взависимости от целей и клиентов может быть несколько вариантов и уровнейобщения. Во-первых, необходимо решить такую задачу: как можно большему числупосетителей выставки дать информацию о фирме таким образом, чтобы впечатление овас осталось самое благоприятное. Во-вторых, желательно собрать максимуминформации о конкурентах, которые находятся здесь же, на этой выставке. Онапригодится вам в "мирное" время. Бывает, что на выставке вы можетепознакомиться с потенциальным крупным партнером или клиентом. Важно, чтобырядовые сотрудники знали, где можно найти кого-то из топ-менеджеров, чтобыпереключить дорогого гостя на него.

Такжекрайне важно настроить людей на командную работу - они не должнысамоутверждаться, им нужно быть готовыми заменять друг друга по возможности - вобщем, понимать, что находятся в одном окопе, и действовать согласованно. Навойне как на войне.

Действия,которые категорически не рекомендуется совершать на стенде:

скучать, читать посторонние материалы, играть в игрушки, разгадывать кроссворды. Хорошо, допустим, поблизости нет ни одного посетителя. Все равно нельзя. Это не обсуждается; сидеть с отстраненным или даже задумчивым видом в глубине стенда. Жанр мероприятия не предполагает скуки и задумчивости - это не составление квартального отчета. Еще раз - нежелательно сидеть, да, это трудно, но нужно все-таки стоять. Конечно же, ни один нормальный человек не выстоит пять дней подряд, поэтому обеспечьте сотрудникам возможность передохнуть, только это не должно быть на стенде, на глазах у изумленной публики; практика показывает, что примерно 8 человек из 10 на вопрос: "Что-то вас интересует? Вам помочь?" спасаются бегством. Трудно сказать, почему, может быть, это свойственно только нашим соотечественникам, но почему-то большинство посетителей не любят, когда к ним пристают стендисты, и предпочитают ретироваться. Как знать, может быть, среди убежавших могут оказаться и ваши клиенты; плохо, если в свободном для посетителей пространстве нет ваших рекламных материалов. Еще хуже, если на вашем стенде в свободном доступе имеются чужие рекламные материалы. Конкуренты скажут вам спасибо; известно, что хватательный рефлекс у тех, кто пришел на выставку, в значительной степени обостряется. Люди, которые хотя бы полчасика походили по шумной выставке, впадают в состояние транса и берут все подряд, чтобы потом спокойно разобраться. Не исключено, что вместе с рекламным проспектом с вашего стенда прихватят ручки, блокноты, а то и еще что-нибудь посерьезнее. Не оставляйте нужные вам вещи без присмотра на стенде: вы рискуете распрощаться с ними навсегда..

НатальяБаканова
Источник: http://www.ir-magazine.ru/

Тэги: Услуга