Когда вы готовитесь к ряду выставок, нужно многое просчитать и предусмотреть, например:  нужно планировать работу (поэтапно) в период подготовки к выставке, во время ее работы и после окончания; так же необходимо собрать информацию о вашем продукте как до выставке так и во время; создать  способы привлечения потенциальных покупателей на ваш стенд; заняться подбором  и подготовкой персонала для работы на выставке;  оперативно обработать  полученные на выставке результаты. Что бы  собрать как можно более полные данные о предыдущих выставках.  Нужно просто, обратиться к организатору предыдущих выставок — в Экспоцентр. При этом следует обратить внимание на такие вопросы: — где территориально проходила выставка (в нашем конкретном примере — в Выставочном центре на Красной Пресне, в Сокольниках, а иногда еще и дополнительно на ВВЦ (ВДНХ); — сколько фирм участвовало в выставке. При этом в случае с «Химией» выяснится, что впервые она была проведена в 1964 г. И в дальнейшем (кроме одного раза) регулярно проводилась один раз в пять лет. Крупнейшими экспозициями были «Химия-77» и «Химия-87». В дальнейшем активность иностранных участников несколько снизилась. Желательно на данном этапе получить список инофирм-экспонентов (а возможно, и отечественных участников).

Следом вам нужно определит цель вашего участия в выставке. Так как от этого зависит форма вашего участия. Если у вас пока что нет товара или вы только думаете создать фирму, то от выставке лучше отказаться. Если же вы всерьез думаете о выходе на рынок с вашей продукцией, то необходимо уже сейчас начать готовить экспозицию. При этом нужно знать 3 основных элемента работы:  реклама товара (особенно нового), public relations (т.е. формирование образа, имиджа вашего предприятия и товара); стимулирование сбыта, продаж вашего товара;  одновременный сбор достоверных данных об оценке качества товара потребителем с целью возможной последующей модификации, улучшения. Далее идет сама подготовка к выставке. Надо очень четко выделить основные, характерные для вашего предприятия продукты (товары). Важно привлечь внимание потенциального клиента, а детали можно обсудить позже в переговорной комнате. На стендах лучше размещать небольшие, оригинально  действующие  модели, хотя бы косвенно соотносящаяся с вашим товаром. Если вы все таки приняли  решение об участии в выставке. Нужно решить следующие вопросы: какая площадь вам требуется, где лучше расположить ваш стенд и как его оформить, каковы условия участия в выставке, как доставить необходимое оборудование и экспонаты. Размер стенда определяется в соответствии с вашими целями и бюджетом. Если вы участвуете в выставке впервые, арендуйте стенд стандартных размеров, чтобы лучше приспособиться к окружающей обстановке. Старайтесь расположить вашу экспозицию в центре выставочного зала или направо от входа, потому что посетители обычно поворачивают направо или идут к центру зала. Если выставка проводится в одном и том же помещении несколько лет, изучите маршруты движения посетителей и по ним расположите свой стенд.Вы должны учитывать, где будут расположены основные точки, привлекающие внимание посетителей, где располагаются лидеры данной отрасли, где находятся экспозиции ваших конкурентов. Так же вам понадобиться персонал. Участие в выставках и ярмарках способствует установлению прямых связей с покупателями вашей продукции. Успех или неудача в выставке для фирмы в большой степени зависят от работы ее сотрудников на ней. Вам нужно выбрать людей которые  действительно будут стараться сделать свою работу как можно лучше. При подготовке к выставке следует заранее определить обязанности персонала. Одежда персонала должна быть привлекательной и удобной. Сотрудники должны носить знаки отличия своей фирмы, чтобы подчеркивать общее различие между собой и посетителями выставки. Сотрудникам нельзя уходить с выставки, не предупредив руководителя о том, куда они уходят и на сколько. Перед началом работы выставки следует еще раз проинструктировать персонал. Первое, на что должен обратить внимание  посетитель, причем с определенного расстояния, это ваш товарный знак.  По мере того как посетитель приближается к вашему стенду, уже из прохода ему должна быть видна надпись, содержащая главную мысль вашей рыночной стратегии, чтобы он смог прочитать ее, не заходя на стенд. Есть несколько видов посетителей: заинтересованные, колеблющиеся и откровенно безразличные. Ваша задача состоит в том, чтобы найти новых покупателей и продать им свой товар. Вам потребуются чрезвычайно привлекательная экспозиция и хорошие коммерсанты для того, чтобы постараться привлечь их внимание к вашей продукции.  Будьте гостеприимным хозяином на своем стенде. Все выставки проводятся для того, что бы вы могли продать свой товар. Любое предприятие при продвижении своих товаров и услуг на рынок использует четыре основных инструмента: рекламу, пропаганду (формирование положительного образа фирмы или товара), стимулирование сбыта и индивидуальные продажи конечному потребителю. В сбытовой политике фирмы выставки и оптовые ярмарки играют очень важную роль. Здесь заключаются выгодные контракты, рекламируется новая продукция, создается положительный образ фирмы в глазах специалистов и потребителей.

По данным американских исследователей, случайный посетитель проходит около стенда за пять-семь секунд. Если за это время ничего из вашей экспозиции не привлечет его внимания, то он просто пройдет мимо. При подготовке информационно-печатных материалов для выставки целесообразно предусмотреть три их вида: краткие сведения для общего каталога выставки, листовки для выкладки на стенде, папки для передачи потенциальным клиентам во время переговоров. Ваши сотрудники должны обладать такими качествами как:  компетентность;  опрятность и привлекательность;  умение четко выразить свою мысль и ответить на вопросы посетителя;  находчивость и вежливость;  знание иностранных языков. Крупные фирмы и организации стараются, чтобы на стенде всегда были грамотные стендисты, знающие три основных языка: английский, французский, немецкий. Стендист должен быстро и четко идентифицировать посетителя и отсеять просто любопытного  от потенциального клиента. Главное нужно грамотно принять потенциального клиента: например, это запланированная заранее встреча, фиксированная по времени. Как правило, эта встреча с уже известным клиентом. Поэтому к ней все уже должно быть готово заранее: документация, комната для переговоров, стол. К этому времени нужно постараться освободиться от других посетителей. Все зависит от ваших отношений с клиентом и, конечно, ваших возможностей. Или же если  встреча не запланирована заранее, но вы чувствуете, что посетитель вам интересен и беседа с ним может быть полезной. Если вы  свободны от других переговоров и если есть приемное помещение, то лучше провести беседу сразу же, так как потом посетитель может повторно и не прийти. Если все же сразу принять его невозможно, то надо постараться найти время для встречи позже, но крайне желательно сделать это в тот же день. Ваши сувениры обязательно должны быть в виде рекламы. Это могут быть ручки, блокноты, брелоки, папки и т.д., но обязательно с символикой вашей фирмы. Вообще постарайтесь соблюдать правило: сувенир должен быть сувениром, а не подарком. После любой деловой встречи на стенде должен остаться след! То есть краткие записи бесед должны оформляться немедленно и обязательно обобщаться в конце дня. Кто приходил, откуда (организация и телефон), чем интересовались, о чем договорились, что обещали — этот тот минимум, который необходим для записи. После того как выставка закончилась, должен быть составлен отчет о проведенной выставке   и дальнейшие планы на будущие.